Новая редакция документа и изменение чем отличаются (7 видео)

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Содержание

Что такое документооборот
Этапы работы по делопроизводству
Новая редакция документа и изменение чем отличаются
Внесение изменений в распорядительные документы организаций
Устав ООО в новой редакции 2023 года образец
Какие изменения можно вносить в устав
Как оформляется новая редакция устава
🔥 Видео

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

общий — в части деятельности предприятия в целом;
кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2023 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
входящие (присланные из внешних структур);
исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

проверка факта правильной доставки до адресата;
проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
проверка целостности входящих, в том числе приложений;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

руководителя учреждения;
заместителя руководителя;
начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=KPGnZZXDpWs

Работа с исходящими включает перечень действий:

разрабатываются проекты, оформляются;
визируются заинтересованными сотрудниками;
проверяются на предмет правильности оформления;
регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
передаются на отправку;
контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

подготовки проекта;
согласования с заинтересованными сотрудниками;
направления на проверку правильности формирования;
передачи руководителю для подписания;
регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
контроль исполнения;
формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

формирование текста;
регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
хранение подлинников в делах по месту регистрации;
контроль исполнения;
направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Видео:10. Анализ изменений документаСкачать

Новая редакция документа и изменение чем отличаются

Изменение НПА правотворческим органом в большинстве случаев происходит без одновременного утверждения новой редакции соответствующих частей (разделов, статей) изменяемого документа. Многочисленные изменения одного документа без создания его редакции приводят к тому, что становится практически невозможно пользоваться таким документом.

Выход из создавшегося положения эксперты компании — разработчика СПС видят в создании своих, не утвержденных правотворческим органом, редакций нормативных правовых актов. Изменения в документ могут вноситься разными способами. Перечислим наиболее распространенные:

* замена части текста (статьи, пункта, абзаца, отдельных слов) документа другим текстом;
* отмена отдельных частей текста документа;
* дополнение документа новыми частями.

Рассмотрим процедуру внесения изменений в документы в системах Консультант Плюс.

Она состоит из двух этапов. Этап 1.

Оперативное предупреждение пользователя об изменениях, внесенных в документ.

В систему оперативно вносится содержащий изменения документ, (документ Б), из текста которого можно по гипертекстовым ссылкам попасть в изменяемый им документ (документ А).

В списке обратных ссылок документа А появляется сообщение о том, что документ А был изменен документом Б, одновременно на экране над текстом документа А появляется специальная информационная строка-предупреждение: «Внимание: Документ изменен — см.

Обратные ссылки». До создания новой редакции документа А с помощью этих инструментов можно использовать измененный документ, не рискуя получить устаревшую информацию.

Этап 2. Внесение изменений в текст документа, то есть создание новой редакции.

После введения в ИБ изменяющего документа Б в строгом соответствии с его текстом специалистами компании «Консультант Плюс» создается новая редакция документа А.

Несмотря на то что этот процесс требует выполнения значительного объема вспомогательной работы, новая редакция создается и вводится в ИБ в максимально короткий срок.

https://www.youtube.com/watch?v=Mp_oHqpM_7o

Текст новой редакции документа А включается в ИБ отдельным документом, при этом сохраняется первоначальный текст документа А (исходная редакция), а также все последующие редакции этого же документа, то есть в системах представлена полная ретроспектива редакций одного документа. В любой редакции документа:

* после каждого измененного фрагмента содержатся указания на все документы, в соответствии с которыми внесены изменения, и дается ссылка на текст этого фрагмента в предыдущей редакции;
* после названия документа и в списке обратных ссылок приводится полный перечень документов, в соответствии с которыми внесены изменения.

Все редакции одного документа связаны между собой, и, находясь в тексте одной из редакций, можно попасть в последнюю действующую или в любую другую интересующую пользователя редакцию документа. Порядок подготовки всех редакций документов, включаемых в СПС Консультант Плюс, соответствует правилам законодательной техники.

Основной принцип, которым руководствуются эксперты при создании новых редакций, — это точное следование конкретным указаниям изменяющего документа, надлежащее оформление внесенных изменений, позволяющее определить, на основании каких актов внесены изменения, и проверить правильность внесения изменений.

Серьезные трудности в подготовке новых редакций эксперты испытывают по причине нарушения законодательной техники при подготовке изменяющих документов; изменения вносятся в несуществующие пункты, неверно отсчитываются абзацы изменяемого акта, путается нумерация пунктов, а также создаются цепочки документов, последовательно вносящих изменения друг в друга.

Трудности в создании редакции документа возникают и в случае, когда изменения вносятся в акт нестандартным способом, а именно без указания на конкретный пункт, статью и т.д. Тогда экспертам приходится определять изменяемую часть по смыслу, а изменения оформлять в виде примечания в тексте документа. Рассмотрим обработку юридических документов в системе ГАРАНТ.

Внесение изменений в распорядительные документы организаций

п.

Например: В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ.

Например: Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. 3.2.1). Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт.

При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:

независимо от конкретного содержания документа, т. е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры; исключает слова, цифры, предложения; излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т. д.), начинать заголовок следует словами «О внесении изменений в.» (или «О внесении изменения в.», если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

О внесении изменений в приказ от 16 февраля 2011 г. № 24″

в случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов «О признании утратившими силу.» (или «О признании утратившим силу.»), после которых указываются эти структурные единицы;
в целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:

«О внесении изменений в приказы от 11 августа 2010 г.

Видео:Руководство пользователя Консультант Плюс (6) - Обзоры изменений в законодательстве и документахСкачать

Устав ООО в новой редакции 2023 года образец

Устав — это учредительный документ, который регулирует принципы деятельности общества. Основная часть положений устава подчиняется императивным нормам закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Эти нормы действуют для всех компаний, даже если они прямо не указаны в уставе ООО 2023 года . В этом случае статьи закона применяются по умолчанию.

Учитывая это, совсем необязательно разрабатывать многостраничные уставы и цитировать в них дословно закон «Об ООО». Наоборот, новым трендом в регистрации юридических лиц стали учредительные документы на двух-трёх страницах. В такие уставы включают только диспозитивные нормы, которые принимают на усмотрение учредителей.

Если в процессе деятельности ООО изменяются сведения в ЕГРЮЛ, или участники хотят поменять условия партнёрства, в устав надо внести изменения и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

Какие изменения можно вносить в устав

Регистрация изменений в устав может быть обязательной или добровольной. Ситуации, в которых новая редакция необходима, перечислены в законе. Среди них:

Кроме того, участники вправе пересмотреть условия сотрудничества, предусмотренные в первоначальном варианте устава. Итак, что же можно поменять в учредительном документе и зафиксировать это в новой редакции?

Это и есть те самые диспозитивные нормы:

возможность выйти из общества (учтите, что устав ООО с одним учредителем не может дать такого права, потому что выход единственного участника не допускается);
преимущественное право на приобретение доли в ООО;
необходимость согласия на отчуждение доли другим участникам или третьим лицам;
право перехода доли к наследникам и правопреемникам;
изменение порядка ания по отдельным вопросам деятельности общества;
порядок заверения протоколов общих собраний участников (нотариально или другие способы фиксации).

Предположим, что сначала устав предусматривал возможность для участника выйти из общества. Но сейчас компания инвестировала крупные суммы на покупку дорогого оборудования. В этом случае внезапный выход участника из ООО и необходимость выплаты ему реальной стоимости доли может помешать развитию бизнеса. Значит, надо внести в устав запрет на выход и соответствующим образом это оформить.

Как оформляется новая редакция устава

Внесение изменений в устав оформляется протоколом общего собрания. А решение утвердить новый устав ООО с одним учредителем принимается единолично. То есть, основанием для новой редакции учредительного документа всегда будет решение собственников бизнеса.

https://www.youtube.com/watch?v=yuGb_drFr_M

В решении утверждается новая редакция устава или изменение к нему на отдельных страницах. И хотя оба эти варианта равноценны с юридической точки зрения, удобнее подготовить полный устав ООО в новой редакции.

Тогда не придётся сопоставлять старую версию учредительного документа и внесённые в неё изменения, тем более, если дополнений будет несколько.

Титульный лист устава в новой редакции обязательно должен иметь ссылку на реквизиты решения (номер и дату).

Регистрация устава в новой редакции происходит в налоговой инспекции, специализирующейся на регистрационных процедурах. В Москве, например, это 46-ая ИФНС. Кроме того, в некоторых регионах РФ созданы единые регистрационные центры, куда тоже можно обращаться.

Кроме решения о внесении изменений в учредительный документ и самого устава в новой редакции, надо подготовить заявление по форме Р13001. В зависимости от типа изменений в форме заполняются разные страницы. Например, если вы просто поменяли какие-то положения устава, которые не отображаются в ЕГРЮЛ, то заполняют только титульный лист и лист «М».

За внесение изменений взимается пошлина в 800 рублей. Подготовить квитанцию или платёжное поручение удобно на сайте ФНС. А с 2023 года, если форма Р13001 подаётся в электронном виде, пошлину платить не надо.

Результат регистрации изменений (лист записи ЕГРЮЛ и экземпляр устава с отметкой налогового органа) направляется заявителю в электронном виде. Это новый порядок регистрационной процедуры, который действует с апреля 2018 года. Если вы хотите получить ещё и бумажные документы, надо направить в ИФНС запрос об их выдаче.

Создать устав ООО бесплатно

Типовой устав ООО на сайте ФНС наконец-то стал реальностью. 36 вариантов учредительных документов утверждены приказом Министерства экономического развития от 1 августа 2018 года № 411.

Приказ вступает в силу с 25 июня 2023 года, и с этой даты типовые варианты можно использовать не только для первичной регистрации ООО, но и для перехода на них уже действующих компаний. Чем же может быть интересен типовой устав ООО на сайте ФНС и чем он лучше первоначальной редакции учредительного документа?

Во-первых, все варианты, предложенные Минэкономразвития, очень простые и короткие. В каждом из них не более 2-3 страниц, а если уменьшить шрифт, то ещё меньше. В таком документе очень легко разобраться.
Во-вторых, после перехода на типовой устав его больше не придётся менять при смене наименования, юридического адреса, уставного капитала организации.
В-третьих, типовые варианты не цитируют статьи закона «Об ООО», поэтому нет риска, что в них будут содержаться уже устаревшие нормы.

Однако, проблема в том, что каждый из предложенных вариантов предлагает какой-то определённый набор диспозитивных норм. Добавить свои условия в такой учредительный документ невозможно.

Но можно использовать образцы от Минэкономразвития, как пример при составлении своего варианта. Кроме того, советуем ознакомиться с нашими образцами для ООО.

Устав ООО (образец)

Устав ООО с одним учредителем

Устав ООО с двумя учредителями